自我任角团队活动（三）

添加日期：2011年9月6日 阅读：692

    2、7 注意事项
    (1)团队规模一定要适宜,不可过大也不可过小,过大不利于活动的顺利开展,过小则达不到集思广益的效果。
    (2)角色分配首先应遵循自愿原则,即成员自由选择所要扮演的角色,如果出现多人认领同一个角色的情况,则考虑采用沟通、协商的方式来解决。重要角色如总经理,人力资源总监等,扮演者需要让其他人信服,并认可其有能力担任该角色。如通过协商仍不能解决问题,则可以考虑成立多个同类型的自我任角团队。
    (3)自我任角团队发展至一定阶段,企业应该适当参与到团队的组建过程中来,并对活动开展给予一定的指导。
    (4)团队运作的内容必须是有利于企业正常运作的,禁止一切通过非正式组织的形式开展危害企业的活动。
    (5)企业应适时发布一些新的课题,并制定相应的奖励措施,以鼓励员工积极参与到自我任角团队中来。
    (6)在一个具体的企业中,如果前期不存在自发想要组建这种团队的个体,企业需要提供引导和激励方式。
    3、运作方式
    3、1 运作原则
    尽管自我任角团队是一个非正式的组织,但为了保证和维持其正常运行,在团队的运作过程中,要注意遵守以下原则:
    (1)自发自愿原则
    企业员工自发形成小团队,选择自己感兴趣并且可以胜任扮演的角色,模拟企业管理和运营实践,提供一切有利于企业更好运作的战略建议以及改善方案。
    (2)自下而上原则
    一般多表现为下级员工扮演其上级的角色,具有挑战**的特征,这样更能激发员工的成就动机,满足其自我实现的需要。
    (3)业余爱好原则
    该活动是员工利用其工作之外的业余时间来操作完成的,不能影响到其正常的工作任务和进度。
    (4)积极向上原则
    该团队所要进行的任何活动,必须有利于企业的运作,防止某些人利用该非正式组织进行危害企业正常运作的事情。
    (5)自由灵活原则
    自我任角团队的*大特点是其高度的灵活性,即成员基于共同的兴趣爱好组成团队,其活动方式高度自由,不受约束,一旦成员之间出现分歧或不合,则转变讨论主题或者退出团队。
    3、2 日常运营
    自我任角团队具有高度的民主性、自由性与灵活性三个重要特点,但作为一个团队,一个组织,要想使其发挥出应有的积极功效,就必须对其日常活动进行相关干预与规定。
    (1)活动时间
    一般来说,自我任角团队的活动时间不固定,团队的成员在工作外的任意时间,在不影响正常工作的情况下,都可以对本组确定的话题进行讨论与交流。具体情况可以根据团队的任务性质和内容自行决定。
    (2)活动频率
    自我任角团队主要是通过讨论、交流得出问题改善的措施与方案。而交流的方式可以是面对面交流,也可以是通过新兴的网络方式进行交流。如果选择QQ、MSN、视频电话之类的网络方式进行沟通,其活动频率可略高,如每日一次或每两日一次,以便于及时交流各自的想法。如果选择面对面讨论的方式,则可根据团队的规模及召集成员的难易程度决定活动频率,如选择每周一次或者每周两次。
    (3)活动地点
    由于自我任角团队的活动形式比较灵活,没有特殊的条件限制,因而在活动地点的选择方面没有特殊的要求,可以“便利原则”选择合适的地点。
    3、3 活动类型
    自我任角团队开展的活动主要包括课题研究、团队竞赛和质询三种类型。
    (1)课题研究
    课题研究型活动是自我任角团队开展活动的一种典型方式,自我任角团队可以根据企业中现存的问题,选择自己感兴趣的课题进行研究,并据此提出可行的改善措施。课题一般由企业发布或者团队自行提出。
    1)自行提出
    自行提出式课题研究型活动,是指团队成员自主寻找课题,围绕课题进行讨论,在共同探讨的过程中,互动交流,形成思想碰撞。
    此类型活动的课题来源通常包括:在团队组建的过程中,团队发起人自己提出的问题、想法、项目等;在日常的交流过程中,成员共同认可的课题或者个别成员提供的新课题;与其他团队进行交流而得到的课题。
    2)企业发布
    企业提供式课题研究型活动,是指团队成员选取企业提供的课题或者项目进行研究。
    这种活动形式一般出现在自我任角团队发展到相对成熟的阶段。也就是说,在此阶段中,企业中存在着多个由员工自发自愿组建的自我任角团队,企业意识到充分利用这种分散的智力资源能带来积极作用。于是,企业管理人员针对企业中存在的问题,通过企业网站、论坛、邮箱、宣传册等方式,提供一些课题,供团队研究。企业对其提交的方案进行评估,给予表现优秀的团队和成员一定的奖励。
    (2)团队竞赛
    在团队竞赛型活动中,企业通过组织竞赛的方式,为企业中已经存在的自我任角团队提供一个交流的平台。企业可以为所有团队指定同一课题,也可提供数个课题供团队选择,还可以让团队自行拟定课题。企业宣传并组织竞赛,鼓励每个团队积极完成任务,提交各自的成果方案,并对其进行评估比较,选出优秀的方案,给予奖励。
    (3)质询
    质询,原意指议员在议会会议期间,就政府的施政方针、行政措施以及其他事项,向政府首脑或高级官员提出质疑或询问并要求答复的活动,是议会监督政府的一种方式。这里主要是指团队成员就企业高层现阶段所施行的政策、战略及规章制度提出质疑或者不满,并自行提出一套较之更好的方案。企业高层在公平公正的原则下,权衡团队提出的方案,如若切实可行,则用新方案代替现行政策或制度。
    这种团队形式更多适用在民主、开放的企业中,基层员工可以就高层的决议、策略及措施提出异议,并发表自己的看法,而高层领导也乐于接受下属的意见及建议。
    3、4 运营技术与手段
    作为企业中一种新颖的团队组织形式,自我任角团队在其组建、沟通及运作上采用了不同于传统组织形式的新技术和新方法。基于信息化的大趋势,越来越多先进的电子信息技术开始出现在企业中,这里主要介绍以Internet为支撑的群件技术。
    群件是针对群体工作而发展出来的技术产品,目的在于促进群体的交流合作及资源分享,充分提高群体的工作效率和质量。我们这样定义群件:以计算机网络技术为基础,以交流(Communication)、协调(Coordination)、合作(Collaboration)及信息共享(Information Sharing)为目标,支持群体工作需要的应用软件。它允许个人和团队成员间进行有效的协同工作而不管他们的地理位置如何。广义上,电子邮件(E-mail)、电子布告栏(Computerized Bulletin Board)、电视会议(Video Conferencing)、工作流管理(Workflow Management)之类软件都可以视为群件。
    由于自我任角团队活动的开展大都在正常工作外的时间,因此如何让成员们能及时、便捷地沟通与交流成为自我任角团队活动顺利开展的前提。
    下面将具体介绍自我任角团队在团队运营方面用到的群件技术。
    (1)“E-mail”技术
    E-mail(电子邮件)技术是自我任角团队成员进行交流与沟通时使用*频繁的信息通讯技术之一。E-mail是目前应用*广泛的远程信息处理系统,成员可以在任何时间、任何地点发送或接收信件,而不管通信对方处于何种状态,大大改变了时间和空间对人们发送和获取信息的限制。
    (2)“Teleconferencing”技术
    除E-mail外,自我任角团队成员常用到的还有Teleconferencing(远程电讯会议)。远程电讯会议是指通过电话或网络连接的方式举行会议,可以使用一般的长途电话,也可使用声像直观设备和计算机组成的复杂的电子系统。会议参与人可以分享应用程序,并且可以在公用的电子白板上进行书写。电子白板的使用大大提高了远程会议的效率,因为会议成员可以在会议过程中或会议后就达成的一些共识、协议以及产生的一些不同观点在电子白板上进行重申或总结,这非常有利于会议成员对一些重要的观点和意见进行重新审视和思考,有利于提高沟通效率。
    (3)“Team room”技术
    “Team room”(团队共用系统)技术在促进自我任角团队成员之间的交流与沟通方面也发挥了重要作用。“team room”是指团队共享的电子工作空间,它也是虚拟团队成员通过信息共享平台在一起工作的一种方式。对于虚拟团队成员来讲,“team room”的优势体现在它能提高团队成员相互之间的认同感以及对团队的归属感。因为只有属于同一虚拟团队的成员才能进入同一个电子共用系统(即同一个“team room”),这就使得团队与团队之间能够区分开来,并且可以在一定程度上加强同一团队成员的归属感和认同感。通过“team room”,虚拟团队成员可以在一起分享信息和进行讨论,有利于集思广益,增强团队的生机和活力。
    (4)“Lotus Sametime chat”技术
    自我任角团队成员还经常使用“Lotus Sametime chat”(实时在线聊天)技术进行交流与沟通。“Lotus Sametime chat”是基于文本格式的一种网上聊天方式,为团队成员提供了沟通交流的场所。
    以上提到的几种现代信息通讯技术都有各自的特点和优势。在日常工作中,自我任角团队成员应根据实际的环境条件和任务需要来选择合适的信息通讯技术进行交流与沟通,利用各种技术的优势特点,充分发挥自我任角团队多元化的优势,促进自我任角团队活动有序、高效地开展。
    4、与组织的关系
    作为企业中的非正式组织,自我任角团队是对企业中常规运作实践的必要补充,该团队的运作与企业存在着相互影响,主要体现在以下两个方面。一方面,该团队作为一种民间的非正式组织,对企业的正常运作起到一种监督和提示的作用,其提供的方案可以促进企业的良性运作。另一方面,该团队在组建和运作方面的具体流程需要企业的支持、激励和强化,以便维持团队的运转。
    4、1 团队性质
    自我任角团队是区别于企业中严格科层制的非正式组织,是员工基于挑战自己,实现自身价值的需要,从自身兴趣出发,自发组建的“角色扮演”团队。团队*大的特点是民主、自由、互动与灵活,可以随时组建,也可以根据课题的实际情况随时更换成员。该团队由员工自行组建,自行运营,自行管理,原则上企业不干预其活动,但是当企业中团队数量越来越多,团队发展日趋成熟时,企业可在一定程度上给予积极的引导,以吸引更多员工参与到为企业的发展出谋划策中来。
    4、2 冲突管理
    自我任角团队与正式组织在目标、价值观上的不一致,以及自我任角团队本身所具有的缺陷,导致两者极易产生矛盾和冲突。企业必须采取有效措施对冲突进行管理,以减少甚至杜绝自我任角团队与正式组织的不和谐之处,将冲突转换为合作。
    (1)建立学习型组织,建立共同愿景。
    要将个人、自我任角团队与组织的愿景达到统一,通过不断的学习来提高员工满足组织成长需要的能力,使个人的成长与企业的发展有效的拟合,这一点对知识型员工尤其重要。
    (2)建立顺畅的信息沟通渠道。
    有效的沟通能够促进理解,而理解又能促进信任,从而产生合作。通过信息交流与沟通可以改变个人或群体的行为,同时信息沟通也是组织内部良好人际关系、工作关系建立与维持的重要保障。组织应该加强与自我任角团队成员之间的联系,对团队发展的状况进行及时了解,并给予引导,以避免团队朝着不利于组织目标的方向发展。
    (3)注重对自我任角团队成员的激励。
    不同于一般的非正式组织,自我任角团队的成员都具有挑战自我、实现自身真正价值的需要。如果在团队活动过程中,组织能给予一定的关注,并对团队的成果给予高度的重视,这在很大程度上会促进成员们更有信心地开展活动,而且有助于成员将这种正面能量带到实际工作中去。而如果组织对于团队的成果不仅不给予激励,反而忽略、轻视,则会严重挫伤团队成员的积极性,也会加深团队成员与组织的矛盾和冲突。
    5、组织支持
    自我任角团队在成立之初,企业一般不会对其进行干预。当企业认识到团队活动的开展对企业发展的各方面都有积极作用时,便会对其进行一定程度的积极引导,并提供物质及精神上的支持,以提高员工参与的积极性。
    5、1 组织支持的意义
    作为企业中一种新兴的非正式组织,自我任角团队的形成对企业发展有着多方面的积极作用。因此,组织对其进行适度的支持,不管是对于自我任角团队自身的成熟壮大,还是企业的长久发展都具有重要的意义。
    首先,组织的支持可以给予员工更大的信心和积极性,更有助于坚定他们继续积极参与自我任角团队活动的决心。
    其次,组织的支持可以促进员工组织承诺的形成。员工都渴望得到上级的关注,如果他们在自我任角团队中受到组织的重视,则很容易将这种正面能量带到自己的本职岗位上,从而进一步提高其对组织的满意度和忠诚度。
    再者,组织的支持可以为自我任角团队指引明道。组织适时适宜地发布一些新的研究课题供团队选择,可以给自我任角团队进一步的工作方向提供参考。
    *后,组织的支持可以对自我任角团队的发展、成熟起到指导作用。由于自我任角团队都是由员工自由组建,很多员工可能都是一线的工人,管理知识的缺乏使得他们对于怎样运营好一个团队缺少经验,组织可以在运营、管理的技术和手段上给予帮助,以促进自我任角团队更好地发展。

        责任编辑：张言    WWW.1168.TV    2011-9-6 15:15:28

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